Recruiting-Praktiken für Remote-Arbeitskräfte: Der Expertenleitfaden

Die Fachkraftlandschaft entwickelt sich wieder einmal weiter. Die instabile Weltwirtschaft und die rasanten Entwicklungen auf den Arbeitsmärkten verändern erneut die Art und Weise, wie Unternehmen Arbeitskräfte finden, anwerben und halten. Aber Veränderungen sind nicht immer schlecht – selbst wenn sie von Unsicherheit und Zweifeln ausgelöst werden.

Auch in herausfordernden Zeiten brauchen Unternehmen hochqualifizierte Fachkräfte für ihre offenen Stellen. Und überall auf der Welt gibt es genau diese hochqualifizierten Fachkräfte, die auf der Suche nach diesen Stellen sind. 

Wenn du kosteneffiziente Einstellungsstrategien und -praktiken befolgst, müssen deine Personalpläne auch 2023 nicht ins Stocken geraten. Mit dem richtigen Ansatz kannst du dein Team vergrößern und im neuen Jahr erfolgreich sein, egal was um dich herum passiert. Du musst allerdings strategisch überlegt vorgehen und eine globale Perspektive einnehmen. Aber keine Sorge, Remote steht dir dabei zur Seite.

In diesem Leitfaden geben wir dir die Tools, Berechnungen, Strategien und Tipps an die Hand, um die Personalplanung mit deinen Sparzielen für das Jahr 2023 in Einklang zu bringen und kosteneffizient neue Fachkräfte einzustellen. 

Teil 1: Ist ein länderübergreifend verteiltes Team die richtige Lösung für dein Unternehmen?

Einer der Faktoren, die das schnelle Wachstum von Technologieunternehmen im Jahr 2020 beflügelt haben, war der rasante Wandel hin zu remoten und verteilten Arbeitsmodellen. Dies wurde als das „größte Arbeitsexperiment, das die Welt je gesehen hat“ bezeichnet: Schätzungen zufolge haben rund 88 % der Unternehmen weltweit innerhalb weniger Wochen auf Fernarbeit umgestellt. 

Während dieser monumentalen Veränderung erkannten viele Personalverantwortliche, dass die meisten Beschäftigten zu Hause (oder an einem anderen Ort ihrer Wahl) genauso produktiv waren wie im Büro, wenn nicht sogar produktiver. Und das hat einen bleibenden Eindruck hinterlassen. Wie wir in unserem Global Benefits Report 2022 (basierend auf einer Umfrage unter mehr als 2500 Führungskräften und Remote-Mitarbeiter:innen) herausgefunden haben, gehen 66 % der Führungskräfte davon aus, dass sich die Remote-Arbeit in den nächsten fünf Jahren immer fester etablieren wird. Und 69 % der Beschäftigten sehen dies genauso.

Remote-Arbeit schont das Budget

Die wirtschaftlichen Vorteile der Remote-Arbeit sind fast zu zahlreich, um sie alle aufzuzählen. Aber in ökonomisch schwierigen Zeiten ist die Kosteneffizienz sicherlich einer der wichtigsten.

So können Unternehmen in den großen Tech-Zentren der USA, von Pittsburgh bis San Francisco, allein durch die Verkleinerung ihrer Büroflächen durchschnittlich 5.580 US-Dollar pro Mitarbeiter:in und Jahr einsparen! Dazu kommen noch bedeutende Einsparungen bei Energie, Instandhaltung, Ausstattung und Verpflegung, sodass sich letztlich eine Kostenreduzierung von 10.600 US-Dollar pro Mitarbeiter:in und Jahr ergibt. Aber auch das ist nur der Anfang. 

Seit 2020 verlassen hochqualifizierte Arbeitnehmer:innen in Scharen die traditioniellen IT-Zentren und suchen sich Orte, die ihnen eine bessere Life-Work-Balance versprechen. Fachkräften in bisher vernachlässigten Randgebieten am Land oder im globalen Süden öffnen sich plötzlich Chancen, auch für globale Unternehmen zu arbeiten. Diese Veränderungen sind eine Win-Win-Situation für Beschäftigte und Unternehmen, die bereit sind, ihren Blick auf Weltgegenden zu richten, in denen bisher niemand nach Fachkräften gesucht hat.

Neue Talente aus bisher vernachlässigten Gegenden der Welt

Wenn du ausschließlich bei dir vor Ort nach Fachkräften suchst, steht dir ein sehr eingeschränkter Talentpool zur Verfügung. Das bedeutet:

• Weniger Kandidat:innen zur Auswahl
• Bewerber:innen ohne die benötigten Skillsets
• Kaum Diversität
• Wenige Kandidat:innen für lokal wettbewerbsfähige Stellen

Diese Probleme verschwinden, wenn du dein Netz weiter wirfst und Menschen aus Gegenden der Welt einstellst, die du bisher nicht auf dem Radar hattest. Dir steht automatisch ein viel größerer Talentpool zur Verfügung und dein Unternehmen wird ungleich attraktiver für Top-Performer, die aktiv nach mehr Flexibilität in eine Remote-Rolle suchen.

Menschen wollen für Unternehmen arbeiten, die auf Diversität setzen. Satte  80 % der von CNBC befragten Arbeitnehmer:innen geben an, dass sie für ein Unternehmen arbeiten wollen, das Wert auf Vielfalt, Gleichbehandlung und Inklusion legt.

Wenn du ausschließlich in deiner direkten Nachbarschaft nach Personal suchst, vorgibst du die Chance, ein diverses Team aufzubauen, das für die besten Bewerber:innen für deine offenen Stellen attraktiv wirkt. Je mehr du dich für Vielfalt einsetzt, desto mehr topqualifizierte Fachkräfte werden für dich arbeiten wollen.

Talentbindung in Zeiten wirtschaftlicher Unsicherheit

Remote-Arbeit ist ein hervorragendes Instrument zur Bindung von Mitarbeiter:innen. Unsere Daten zeigen, dass für mehr als die Hälfte (57 %) der Beschäftigten, die heute in einer Remote- oder Hybridumgebung arbeiten, Flexibilität wichtiger ist als die Entlohnung. Auch wenn Beschäftigte niemals vor die Wahl gestellt werden sollten, für mehr Flexibilität eine geringere Entlohnung in Kauf nehmen zu müssen, macht dies eines deutlich: Für Menschen, die ortsunabhängig arbeiten können, stellt Remote-Arbeit eine extrem attraktive Option dar. 

In Zeiten mit hohem Spardruck, in denen Spitzengehälter und Gehaltserhöhungen schwierig durchzusetzen sind, ist die Flexibilisierung der Arbeitsumgebung ein probates Mittel, trotzdem die besten globalen Talent anzuziehen und bestehende Leistungsträger:innen zu halten . Ausgewogene Benefits und Zusatzleistungen spielen ebenfalls eine Rolle, wie wir später in diesem Leitfaden im Zusammenhang mit der Gesamtvergütung noch näher betrachten werden.

Als Employer of Record (EOR) hat Remote Tausenden Unternehmen geholfen, weltweit hervorragende Teams aufzubauen – indem Bewerber:innen einzig und allein aufgrund ihrer Qualifikationen ausgewählt wurden und nicht aufgrund ihres Wohnorts. Unser Expert:innen wissen genau, worauf bei der Einstellung von Remote-Mitarbeiter:innen zu achten ist und welche Vorteile damit verbunden sein können. Vor allem für Unternehmen, die 2023 etwas mehr auf ihr Geld schauen müssen.

Wenn auch du Interesse an der Beschäftigung von Remote-Talenten hast, beginne mit unserem Leitfaden für die Personaleinstellung in Remote-first-Unternehmen . Dort erfährst du beispielsweise, wie wir bei Remote unser Team in mehr als 65 Ländern aufgebaut haben.

Informiere dich über länderspezifische Unterschiede

Die Gesamtbeschäftigungskosten bestehen nicht allein aus dem Grundgehalt. Ein weiterer wichtiger Bestandteil sind die Lohnnebenkosten: Lohnsteuern, gesetzliche Sozialleistungen und lokal übliche Benefits variieren teils erheblich zwischen den Weltregionen. Auch gibt es Arbeitgeberleistungen, die zwar gesetzlich nicht vorgeschrieben sind, aber von Arbeitssuchenden erwartet werden – wie etwa eine private Krankenversicherung in den USA.

Wenn du nur das Gehalt betrachtest, könntest du etwa auf die Idee kommen, dass ein Softwareingenieur in Brasilien günstiger ist als eine Entwicklerin in Polen: Durchschnittlich verdienen Softwareentwickler:innen in Brasilien 66.323 US$, in Polen jedoch 73.865 US$. Alles mit einberechnet sind die tatsächlichen Personalkosten in Brasilien aber deutlich höher – 101.609 gegenüber 86.719 US$.

Das liegt daran, dass es in Brasilien zahlreiche Sozialprogramme und tarifvertragliche Bestimmungen gibt, die über den Arbeitgeberanteil finanziert werden. Natürlich könnte der Brasilianer immer noch die bessere Wahl für dein Unternehmen sein als die Polin. Aber wenn du die regionalspezifischen Kosten nicht berücksichtigst, verlierst du schnell die Kontrolle über dein Personalbudget.

Das klingt natürlich sehr kompliziert, aber das muss nicht sein. Wir bei Remote machen es unseren Kunden einfach. Sie erhalten für alle Mitarbeiter:innen eine gemeinsame Rechnung, die alle gesetzlichen Leistungen und zusätzlichen Benefits berücksichtigt. Wir haben auch einen kostenlosen Personalkostenrechner , der anhand eines eingegebenen Grundgehalts die Gesamtbeschäftigungskosten für das betreffende Land berechnet. Du kannst sogar die Kosten in verschiedenen Ländern vergleichen, um die Regionen zu identifizieren, die deinem Personalbudget entsprechen.  Du möchtest das Thema der globalen Vergütung noch weiter vertiefen? Unser Leitfaden für die internationale Gehaltsabrechnung erklärt dir anschaulich, wie die internationale Gehaltsabrechnung für global verteilte Teams funktioniert.

Teil 2: Wo findest du die besten Talente (zum richtigen Preis)?

Kosteneffiziente Einstellungsstrategien und -praktiken fußen auf fundiertem Fachwissen. Beschäftigungskosten können nach Rolle, Qualifikation, Unternehmensanforderungen und Standort stark variieren. Personalverantwortliche müssen über fundierte Fachkenntnisse, die sie mit den lokalen und globalen Marktkenntnissen deines Rekrutierungsteams kombinieren können. Auch wenn es unterschiedliche Vergütungsstrategien gibt, kann ein gewisses Ausmaß an Anpassung an den Standort die flexibelste Option für Unternehmen und Beschäftigte darstellen.

Entdecke im Tech Talent Report von Remote die wichtigsten neuen Zentren für IT-Fachkräfte

• Wo gibt es die besten Fachkräfte für deine offenen Stellen? 
• Wo bist du, je nach Branche, der härtesten Konkurrenz ausgesetzt? 
• Wie kannst du erfolgreich remote einstellen, ohne dein gesamtes Budget in gesättigten, wettbewerbsintensiven Märkten wie New York, San Francisco oder London zu verbrennen? 

Das sind schwierige Fragen, aber Remote hat die Antworten. Diese findest du praktisch zusammengefasst in unserer Studie des IT-Talentmarkts.

Der Tech Talent Report von Remote untersucht exklusiv, wie und wo führende Personalexpert:innen begehrte Fachkräfte finden und in ihre Unternehmen bringen. Anhand dieser Daten, die von 1400 Personalverantwortlichen weltweit erhoben wurden, kannst du sehen, wo Unternehmen einstellen, wo Angebot und Nachfrage für Unternehmen besonders günstig sind und wo sich die wichtigsten neuen Tech-Hubs befinden.

Lade den Remote Tech Talent Report herunter, um zu erfahren:

• wo führende Unternehmen IT-Spezialist:innen rekrutieren und warum nicht alle Personalverantwortlichen weltweit auf Personalsuche gehen.
• wo sich die 15 wichtigsten neuen Technologiezentren befinden und welche Kompetenzschwerpunkte sie bieten.
• wie Unternehmen ihrer weltweiten Mitarbeiter:innen entlohnen und wie du wettbewerbsfähige Gehaltsstrukturen, Benefitspakete und Kapitalbeteiligungsprogramme entwickelst.
• welche Prozesse erforderlich sind, um bei Remote-Arbeitskräften Topleistungen abzurufen, wie du ein weltweit verteiltes Team aufbaust.

Wo auf der Welt findest du die meisten hochqualifizierte Softwareentwickler:innen?

Wir beschäftigen Entwickler:innen in Dutzenden Ländern auf der ganzen Welt. Deshalb wissen wir besser als die meisten anderen, was sie kosten und was ein wettbewerbsfähiges Angebot ausmacht.

Wir haben dieses Wissen und eigene datengestützte Erkenntnisse in unseren Länderbericht einfließen lassen . Der Länderbericht von Remote ist ein interaktives Tool, mit dem Führungskräfte informieren können, wo auf der Welt sie ihre Einstellungsbemühungen für eine bestimmte Rolle konzentrieren sollten. Wir berücksichtigen Kriterien wie Talentdichte, Personalkosten, Jahresgehalt, gesetzliche und freiwillige Zusatzleistungen und noch einiges mehr. 

Hier ein Beispiel. Der Länderbericht zeigt, dass Brasilien und Indien zu den Top-Standorten für Backend-Ingenieur:innen gehören. Ausschlaggebend dafür sind eine hohe Talentdichte und äußerst wettbewerbsfähige Gesamtbeschäftigungskosten (101.609 US$ bzw. 50.338 US$/Jahr im Vergleich zu 200.379 US$/Jahr in den USA).

Bevor du jedoch eine Stellenanzeige in São Paulo oder Mumbai aufgibst, solltest du einen kritischen Blick auf dein Unternehmen werfen. Bietet es ein Umfeld, das geeignet ist, Mitarbeiter:innen aus diesen Ländern zu unterstützen? Die Gesamtbeschäftigungskosten sind nicht alles. Wenn du alles im Unternehmen der Suche nach den günstigsten Beschäftigten unterordnet, kann dies langfristig teurer werden.

Unser Länderbericht deckt derzeit 16 wichtige Märkte (von den USA über Spanien bis zu den Philippinen) sowie einige gängige Rollen in den Bereichen Softwareentwicklung und Datentechnik ab. Die globalen Vergütungsdaten stammen aus Untersuchungen unseres Partners Kamsa , einem Anbieter von Vergütungsmanagementlösungen, der globale Echtzeit-Gehaltsdaten und Beratung zur Entwicklung von Vergütungsstrukturen bietet.

Entwickle deine eigene globale Personalstrategie

Zu wissen, wo die besten Talente zu finden sind und wie man ein Budget für die globale Personalbeschaffung plant, ist ein wichtiger erster Schritt. 

Aber was machst du, um die benötigten Fachkräfte tatsächlich einzustellen? Wie kannst du möglichst effizient die richtigen Kandidat:innen finden, ohne das Budget übermäßig zu belasten und Abstriche bei Diversität, Gleichbehandlung und Inklusion zu machen?

Bei Remote wird Transparenz großgeschrieben. Deshalb haben wir einen Beitrag darüber verfasst, wie die Personalbeschaffung bei Remote funktioniert – mit hunderten Mitarbeiter:innen in Dutzenden Ländern auf der ganzen Welt. 

Das Wichtigste: Achte auf lückenlose Dokumentation

• Schule deine Interviewer:innen in personenzentrierten Taktiken für Remote-Interviews
• Entwickle unternehmensweite Prozesse, um das Beste aus deinen Tools herauszuholen
• Integriere dein Bewerbermanagementsystem
• Konzentriere dich auf nachhaltiges Wachstum und automatisiere Prozesse wo möglich
• Arbeite mit Dokumentationen, auf die alle deine Teammitglieder jederzeit zugreifen können

Das mag nach viel klingen, vor allem, wenn du noch kaum Erfahrung mit der weltweiten Personalbeschaffung gesammelt hast. Aber keine Sorge: Je mehr du deine kosteneffizienten Einstellungspraktiken ausbaust, desto deutlicher werden die Vorteile dieser Remote-first-Prozesse zutage treten – zuerst für dein Personalteam, dann für deine Bewerber:innen und schließlich für dein gesamtes Unternehmen.

Teil 3: Erstelle dein Personalbudget für ein verteiltes Team

Unternehmen, die in Zeiten knapper Budgets und intensivem Konkurrenzkampf trotzdem expandieren wollen, müssen bereit sein, auch abseits ihrer Kernregion nach Fachkräften zu suchen. Das bringt jedoch eine Reihe von Herausforderungen mit sich. Wie kannst du ein Budget für die Einstellung von Personen entwickeln, die über die ganze Welt verteilt leben?

Selbst das kleinste Unternehmen hat heutzutage die Möglichkeit, topqualifizierte Fachleute in allen Ecken der Welt einzustellen. Ein Startup in Paris kann Remote-Fachkräfte in Polen einstellen, genau so wie ein mexikanischer Konzern Personal in Indien beschäftigen kann – vorausgesetzt, sie bieten ihren Remote-Arbeitenden eine angemessene Entlohnung.

Und genau das ist die Frage: Wie viel kostet es wirklich , Mitarbeiter:innen auf der ganzen Welt einzustellen?

So legst du Gehaltsspannen für verteilte Teams fest

Mit globalen Personallösungen wie Remote ist es für alle Unternehmen möglich geworden, Top-Talente auf der ganzen Welt einstellen. Das bedeutet umgekehrt, dass es Unternehmen nicht mehr so leicht gelingt, hochqualifizierte Arbeitskräfte mit niedrigen Gehältern und unzulänglichen Benefits abzuspeisen. Achte bei der Personalplanung für 2023 also darauf, dass deine Strategie konkurrenzfähige Gehälter in den jeweiligen Märkten beinhaltet. Für budgetbewusste Unternehmen könnte das bedeuten, dass sie ihre Personalsuche in andere Teile der Welt verlagern und strategischer überlegen müssen, welche Funktionen prioritär besetzt werden sollen. Unser Leitfaden zu den Vergütungsstrategien für Remote-Positionen kann dir helfen, den besten Ansatz für dein Unternehmen zu finden. Vielleicht möchtest du überall auf der Welt Top-Gehälter zahlen, um sicherzustellen, dass du immer die besten Bewerber:innen bekommst. Vielleicht brauchst du eine flexible Lösung, um situationsabhängig reagieren zu können. Ein tieferer Einblick in die unterschiedlichen Vergütungsstrategien hilft dir herauszufinden, welche Strategie für dein Team und deine Personalpläne am besten geeignet ist.

Angestellte oder selbstständige Auftragnehmer:innen: Was passt besser zu deinem Unternehmen?

Eine Möglichkeit, die Personalkosten zu senken, ist die Zusammenarbeit mit selbstständigen Auftragnehmer:innen . Besonders für budgetbewusste Personalverantwortliche kann diese Option sehr attraktiv sein. Und in vielen Fällen ist sie auch die richtige Entscheidung. Allerdings sind Selbstständige auf lange Sicht nicht immer günstiger. Und Scheinselbstständigkeit ist ein akutes Problem, das schwerwiegende Konsequenzen nach sich ziehen kann.

In der Regel gibt es bei der Zusammenarbeit mit Auftragnehmer:innen keine Lohnsteuer und keine Lohnnebenkosten. Das ist aber nicht überall so, wie unser Global Benefits Report zeigt. Auftragnehmer:innen haben für gewöhnlich auch keinen Anspruch auf Abfindungszahlungen. Du kannst sie daher recht mühelos austauschen, falls dies notwendig wird. Oberflächlich betrachtet scheinen Auftragnehmer:innen also die einfache Wahl. Aber diese Einfachheit hat ihren Preis. 

Das Risiko der Scheinselbstständigkeit

Festangestellte Mitarbeiter:innen und selbstständige Auftragnehmer:innen werden vom Gesetz unterschiedlich behandelt. Wo die Grenzen liegen, ist in jedem Land etwas anders definiert. Auch wenn du mit der Rechtslage in deinem Land ausreichend vertraut bist, müssen in einem anderen Land nicht unbedingt dieselben Kriterien für die Beauftragung von Selbstständigen im Ausland gelten. Angesichts der wachsenden Anzahl von Remote-Arbeitenden und der zunehmenden Bedeutung der Plattformökonomie ist dies ein besonders sensibler Rechtsbereich geworden, der laufend angepasst und verändert wird.

Angestellte werden in der Regel direkt beim Unternehmen beschäftigt mit dem Ziel, dauerhaft eine bestimmte Aufgabe zu erfüllen. Auftragnehmer:innen werden von außen zur Abdeckung eines bestimmten Bedarfs hinzugezogen, oft weil dies mit unternehmensinternen Ressourcen allein nicht möglich ist. Auftragnehmer:innen sind nicht beim Unternehmen beschäftigt, sondern verkaufen ihre Dienstleistungen an das Unternehmen, das ihr Kunde ist.

Letztlich bedeutet die Zusammenarbeit mit Auftragnehmer:innen für das Unternehmen mehr Flexibilität, aber weniger Kontrolle über das Arbeitsergebnis. Was passiert also, wenn formal als Auftragnehmer:innen geführte Mitarbeiter:innen eigentlich die Rolle von Angestellten erfüllen?

Anhand dieser Fragen kannst du feststellen, ob deine Auftragnehmer:innen eigentlich Angestellte sind:

1. Hast du als Arbeitgeber die volle Kontrolle darüber, wann, wo oder wie sie ihre Arbeit erledigen?
2. Werden die Auftragnehmer:innen von deinem Unternehmen geschult?
3. Zahlst du deinen Auftragnehmer:innen ein regelmäßiges Gehalt?
4. Erbringen deine Auftragnehmer:innen Kerndienstleistungen, ohne die dein Unternehmen nicht funktionsfähig wäre?
5. Bestehen die Vertragsverhältnisse mit deinen Auftragnehmer:innen über lange Zeiträume?

Wenn du eine dieser Fragen mit "Ja" beantwortest, könnte dies auf ein Angestelltenverhältnis hindeuten.

Wenn Unternehmen Angestellte fälschlicherweise als Auftragnehmer:innen einstufen, drohen Bußgelder, Steuernachzahlungen, Strafen und Lohnnachzahlungen , ganz zu schweigen von anderen rechtlichen Risiken und der Schädigung des Rufs des Unternehmens als Arbeitgeber.

Um dir zu helfen, das Risiko der Scheinselbstständigkeit zu minimieren, hat Remote ein Tool zur Einschätzung des Scheinselbstständigkeitsrisikos entwickelt. Dieser kostenlose und intuitive Rechner hilft dir, dein Risiko zu beurteilen, und gibt im Bedarfsfall Empfehlungen zur Risikominderung.

Global growth simplified: How Remote helps TheyDo attract top talent

Remote has been instrumental in helping TheyDo , a globally distributed company, overcome the challenges of global recruitment.

By streamlining hiring processes and providing expert guidance on local labor laws, Remote enables TheyDo to tap into a limitless talent pool without compliance risks. Remote offers simple onboarding and payroll , allowing TheyDo to recruit top-tier candidates with speed and precision. This partnership empowers TheyDo to scale efficiently while focusing on innovation and building a world-class team.

Want to check out Remote in action? Book a demo to see how using Remote can lead to a 30% reduction in time-to-hire.

Everything you need to build a global team on a budget

Remote recruiting is a cost-effective way to find new team members or to expand to new markets. However, you might be struggling to find the right candidate through traditional job boards because you're drowning in applications. Likewise, top talent might fail to find your company as they are applying for multiple positions — that end up being non-remote roles.

That's why Remote Talent helps you cut through the noise and stand out as a remote employer to hire top talent. Plus, Remote HR Management helps you onboard, manage, and pay employees and contractors around the world with ease. Think of us as the easy and friendly solution for all your global employment needs.

Whether you have a few remote contractors, a team of 10 people in 10 countries, or hundreds of distributed team members, Remote helps you hire and manage global talent.

Sign up with Remote Talent to post open roles you need to fill today. Or, to see how Remote can help you hire and manage global team members, chat with an expert.